DESARROLLO GUIA Nº 2

Sistema de Gestión de la Calidad
Regional Distrito Capital
Centro de Gestión de Mercados, Logística y Tecnología de la Información

PROGRAMA DE FORMACION
TECNICO EN OPERACIONES LOGISTICAS

Instructor
OSCAR ALBERTO CALDERON LOAIZA

Presentado por
GUSTAVO ADOLFO MINA HERNANDEZ
Ref. 20130
Fecha:

Bogotá, 19 de Junio de 2009

GUIA DE APRENDIZAJE No. 2
Almacenamiento de los Objetos


INTRODUCCIÓN
Las Empresas dedicadas a la actividad de almacenar objetos para el consumo, la distribución local, nacional o internacional, debe tener un control de sus existencias de tal manera que le permita disponer de ellas para cumplir con el planteamiento logístico de la organización y alcanzar con satisfacción los objetivos institucionales.


OBJETIVO
Realizar la toma física del inventario general de la bodega diseñando la programación y emitiendo el informe respectivo, de acuerdo con las normas vigentes para tal actividad.


ALCANCE
El aprendiz deberá desarrollar las competencias básicas para la ejecución de la toma física de los inventarios, ajustándose a los procedimientos establecidos para tal fin.


ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Diseñar un cronograma para la toma física de los inventarios de la bodega a su cargo.
Ejecutar la toma física del inventario de todos los objetos almacenados en la bodega.
Elaborar el informe respectivo sobre el desarrollo de la toma física del inventario de los objetos almacenados.


RESULTADOS DE APRENDIZAJE

1. Diseño de un cronograma en donde estén especificadas todas las actividades, tiempos, fechas y responsables que intervienen en el proceso de la toma física del inventario realizado en la bodega.
2. Ejecución de la toma física de inventario, siguiendo las normas establecidas para tal fin.
3. Identificación de los métodos de toma física de inventarios.
4. Utilización de las herramientas para la toma física de los inventarios.
5. Conocimiento del informe relacionado con la toma física de inventarios.






EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

De Conocimiento
Identificación de los diferentes métodos para la programación y toma física de los inventarios en una bodega de almacenamiento.

De Desempeño
Aplicación de las diferentes herramientas y procedimientos para la toma física de los inventarios en una bodega de almacenamiento.

De Producto
Presentación del cronograma de actividades para la toma fisca de los inventarios en la bodega a cargo.
Presentación de los diferentes documentos utilizados para la toma física de los inventarios en la bodega asignada.
Presentación de un informe en donde se especifique todas las actividades desarrolladas en la ejecución de la toma física de los inventarios.

EVALUACION DEL APRENDIZAJE
De Conocimiento
Se ejecuta una socialización sobre el desarrollo de las actividades ejecutadas por cada equipo de trabajo.

De Desempeño
Se conoce directamente con cada equipo de trabajo, la actividad realizada.

De Producto
Se evalúa los documentos entregados por los aprendices como evidencia del aprendizaje.


BIBLIOGRAFIA
Editorial Mc Grauw Hill
Contabilidad 2.000

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
Cartilla Procedimientos de Inventarios
(http://www.dian.gov.co/)

Servicio Bibliotecas Virtuales
Manejo de los Inventarios




ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Diseñar un cronograma para la toma física de los inventarios de la bodega a su cargo.


CRONOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PARA TOMA FISICA DE INVENTARIO BODEGA 20130

1. Ejecutar la toma física del inventario de todos los objetos almacenados en la bodega.

El levantamiento del inventario físico es utilizado para conocer a ciencia cierta la cantidad real de los bienes, por lo que se convierte en una tarea delicada, de ahí la conveniencia que se haya realizado una adecuada etapa de pre-inventario, con los pasos antes citados; asimismo que se realice el conteo con la mayor responsabilidad por parte de todo el equipo de trabajo, así como contar con fiscalización de que un órgano independiente a la administración, con el fin de validar lo ejecutado.

Dentro de los procedimientos básicos en esta etapa del levantamiento físico se pueden citar los siguientes:

· Levantar acta de la toma física de inventario.

· Dar a conocer el programa de la toma física de inventario a todos los participantes.

· Asignar las responsabilidades a cada uno de los participantes en la toma física del inventario.

· Generar el respaldo del sistema (kardex).

· Iniciación del conteo:

- Captura de la mercancía por medio de scanner (lector código de barras) o manualmente en las planillas generadas para este fin.
- Separación de la mercancía escaneada o inventariada en espacios específicos para evitar dobles conteos.

· Contar el 100% de los productos almacenados en nuestra bodega y establecer con certeza su ubicación.

· Realizar el conteo en forma objetiva, cuidadosa y preferiblemente bajo la fiscalización de un operario o auditor independiente a la administración, o de un área diferente de la bodega.

· Realizar el conteo total de los productos al menos en dos oportunidades, por personas o grupos de trabajo independientes y en momentos diferentes, todo dentro del proceso de inventario planificado; dicha tarea se le conoce como “doble conteo”; lo anterior con el propósito de asegurarse que la cantidad que se obtenga sea la que realmente se encuentra en existencia física y que los ajustes que se tengan que llevar a cabo sobre los saldos en tarjetas de control de materiales o kardex sea adecuado.

· Realizar las anotaciones respectivas y la comparación de los conteos con el fin de identificar posibles diferencias entre estos y los saldos de las tarjetas.

· Practicar, en el caso de existir diferencias, un nuevo conteo, preferiblemente bajo la fiscalización de un auditor independiente de la administración.

· En caso de existir faltantes o sobrantes se procederá de la siguiente manera:

1. Faltantes: Se preparara un registro o informe del producto faltante previa autorización del Jefe de Bodega o responsable de la toma física de inventario.
2. Sobrantes: Se hará una revisión para localizar las facturas respectivas y efectuar los registros contables por el precio del costo, o identificar la procedencia del producto.

· Levantamiento del acta final de la toma física del inventario.


4. Elaborar el informe respectivo sobre el desarrollo de la toma física del inventario de los objetos almacenados.




INFORME FINAL TOMA FISICA DE INVENTARIO


Bogotá, Junio 26 de 2009


Lugar: BODEGA DE ALMACENAMIENTO 20130

Responsable Toma Física: Gustavo Adolfo Mina Hernández – Jefe de Almacén

Funcionarios Participes: Oscar Calderon Auditor
Orlando Acosta Auxiliar de Supervisión
Jorge Mican Operario
Pompeyo Leòn Operario
Dario Leòn Operario

Producto del desarrollo de la toma física de inventarios y teniendo en cuenta que nuestra bodega aplica la zonificación ABC, se determinò comenzar el conteo con la Pulpa de Fruta:
Por sus características especiales de manipulación y conservación, como primera medida se verifica que el cuarto frio este graduado entre 4º y 7º grados centígrados de temperatura requeridos para la conservación de nuestra pulpa, como resultado del conteo tenemos que se encuentran 7 estibas plásticas en perfecto estado cada una conteniendo 6 canastillas y estas a su vez en su interior se encuentran 25 bolsas debidamente selladas de 1 kg de peso cada una para un total de 1.000 kg de pulpa de guayaba, se coteja esta cantidad y referencia con el documento de ingreso a bodega y la orden de compra generada por nuestro cliente.

En el caso de las telas se decide que el conteo sea realizado por un operario en un extremo de la estantería y el auditor de conteo del otro extremo con el objeto de garantizar la fidelidad del mismo, producto de este levantamiento de datos encontramos 7 estibas de madera conteniendo 6 de ellas 8 bultos de tela en perfecto estado de conservación sin muestras de maltrato y 1 estiba mas con 2 dos bultos para un total de 50 bultos.

Por últimos se realiza el conteo de los automóviles arrojándonos como resultado 5 vehículos Spark LS modelo 2009 marca chevrolet, se verifica y cuenta con todos los accesorios, no presentan ningún tipo de averia en su exterior e interior, y corresponde a la mercancía descrita en la tarjeta de kardex impresa para la toma física del inventario.

No se presentan faltantes ni sobrantes de mercancía en bodega y según el cotejo realizado contra los registros de los kardex y sistema de control de inventario a cargo del responsable del Almacén y bodega, contra lo registrado en contabilidad no se registra ningún tipo de diferencia.