SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA- REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO
GESTION DE MERCADOS, LOGISTICA Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
TECNICO EN OPERACIONES LOGISTICAS
ALMACENAMIENTO DE LOS OBJETOS
INSTRUCTOR
OSCAR ALBERTO CALDERON LOAIZA
TALLER NÚMERO 15
Presentado por:
GUSTAVO ADOLFO MINA HERNANDEZ Ref. 20130
ACTIVIDAD:
INVESTIGAR DE MANERA INDIVIDUAL LOS SIGUIENTES CONCEPTOS:
- ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor por parte de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la cantidad, el precio y fecha de entrega. El registro y el control de inventario es una gran preocupación para todas las empresas que hacen un gran volumen de compra y ventas de mercancías. Sin buenos registros, una empresa puede obtener muy rápidamente un desorden de papel, que tiene poco sentido. Las PO ayudan a mantener este problema bajo control y los niveles de inventario en los niveles eficientes. Hacer el seguimiento de las órdenes de pérdida o retraso puede ser difícil de conciliar sin la información adecuada.
- ORDEN DE DESPACHO
Es el formato de control de las ordenes de producción de una organización, discriminando cantidad, prioridad, cliente, tiempos y fechas de inicio de producción y entrega final. ¿Cuándo Sirve?, Constantemente, pues los procesos de producción empresarial permanentemente están en movimiento. ¿Por qué tenerla? Porque permite tener un registro de las órdenes de producción y facilita los procesos de archivo y seguimiento.
- DOCUMENTO CONTROL DE INGRESO A BODEGA
Es un formato que permite controlar el proceso de recepción de materiales, su transporte y estado óptimo de los mismos.
- DOCUMENTO CONTROL DE INGRESO A INVENTARIO
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventarios perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.
- DOCUMENTO FISICO TRADICIONAL REGISTRO INVENTARIO
No es más que un registro de manera organizada de la mercadería que se tiene en una bodega. Generalmente, para poder hacerlos hay que hacer un inventario de todo el contenido que tiene la bodega, y determinar la cantidad, un valor de medida, y el precio unitario, esta información pasaría a ser el inventario inicial con el que se parte. Luego se pueden clasificar los productos por sus características comunes, y se procede a llenar la tarjeta de Kardex, que se pueden encontrar en papelerías o en cualquier programa contable. En estos registros se hace una tarjeta por producto, en donde se registra el nombre del producto, el código del producto, la cantidad existente, unidad de medida, el valor unitario y el valor total, y de ahí en adelante se seguirá registrando en esta misma tarjetas todas las salidas y entradas del producto.
- REGISTRO INVENTARIO SISTEMATIZADO
Es un formato electrónico ideal para realizar el seguimiento de los movimientos de mercancía que tenga la bodega de su compañía, especificando el inventario máximo y el mínimo, junto con artículos y referencia.
¿Cuándo sirve?Cuando hay un ingreso o egreso de material de la bodega, se desea estandarizar el formato de la bodega de su compañía o se desea conocer más información al respecto.¿Porqué tenerla?Porque permite discriminar (por entradas, salidas y saldo), la cantidad de material que es movido desde o hacia la bodega, junto con el valor y la fecha del mismo. Adicionalmente, tiene un cuadro de observaciones, permitiéndole archivar eventualidades.
- PROGRAMACION TOMA FISICA DE INVENTARIOS
La programación en gran parte depende de los ciclos de recibo y salida de mercancía, este cronograma se debe decidir en el comité de Toma Física de Inventarios, El proceso de realización de este inventario físico constará de los siguientes pasos :
1. Levantamiento de datos descriptivos
Consistirá en la descripción de cada una de las unidades físicas (volúmenes) que componen las series y fondos. Comprenderá los siguientes datos básicos mínimos que se precisan para la organización y el control de series y fondos:
• Fechas extremas
Identifica las fechas extremas de la documentación contenida en la unidad de descripción: año, mes y día, las que son usadas como elemento de orden y como punto de acceso a la información las que se pondrán tan completas como se encuentren en el lomo.
• Nombre del productor
Identifica al organismo responsable de la producción de los documentos contenidos en la unidad de descripción.
• Título asignado
Incluye la tipología documental, nombre del o los emisores de los documentos, en los casos apropiados frase que refleje la función, actividad, materia o asunto.
• Resumen de contenido
Para los efectos de este inventario físico se utilizará este elemento para identificar las series, establecer su secuencia numérica, de manera de permitir su ordenación y la organización del fondo. Con este fin, se consignará el nombre del tipo documental y / o serie y los números del primer y último documento si la homogeneidad y orden del volumen lo permite. En este elemento se hará constar también si los documentos corresponden a enviados o recibidos y se registrará si contienen antecedentes cuando corresponda.
• Notas
A través de este elemento se proporciona información adicional importante que no haya sido posible incluir en los otros. En particular se dejará constancia si los documentos son copias.
Código de referencia
Identifica a la unidad de descripción dentro del fondo y del archivo. Tiene por finalidad constituir un nexo de unión entre los documentos y la descripción que lo representa. Incluye la Norma ISO 3166 "Códigos para la representación de nombres de países, seguido por el código del archivo, del fondo y el número de volumen, de acuerdo a la normalización local.
2. Organización del fondo y ordenación de las series
Realizada la descripción y puestos los datos de cada unidad descriptiva en fichas de trabajo se procederá, a través de éstas, a la identificación y constitución de las series y a establecer las secuencias al interior de cada una de ellas. Hecha la organización, se procederá a asignarle el código de referencia a cada uno de los volúmenes. La organización de los fondos se hará a través de las hojas de trabajo, que contienen la información descriptiva de cada una de las unidades físicas. La ordenación física de los volúmenes en estantería, no constituye una tarea incorporada a este programa.
3. Ingreso a base de datos
Se ha definido una estructura de base de datos para el control físico de cada fondo documental. La información obtenida en el proceso de descripción de cada unidad física será incorporada a través de la "Hoja de Trabajo para el ingreso de Datos", que es la interfase que permite ingresar nuevos registros a la base de datos creada o su modificación.
4. Pegado de marbetes
Para terminar el proceso, una vez ingresados los registros a la base de datos, se procederá a pegar el marbete con el código de referencia a cada volumen y, con ello, a darles identidad al interior del fondo y del archivo.
- PERSONAL QUE INTERVIENE EN TOMA FISICA DE INVENTARIO
La gerencia deberá efectuar la planeación , coordinación, y desarrollo de los programas de inventarios, designará al supervisor general del inventario y este a su vez citara a la totalidad del personal de bodega debidamente capacitado y con el pleno conocimiento del manual y la mecánica con el procedimiento para levantar el inventario físico.
- METODOS PARA LA EJECUCION DE LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS
El método para la ejecución del inventario lo determina la forma de almacenamiento que se haya elegido previamente, a continuación describimos algunos liniamientos que se deben seguir:
1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacía adelante.
2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.
3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.
4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada.
7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.
8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.
9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10.
10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.
CENTRO
GESTION DE MERCADOS, LOGISTICA Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
TECNICO EN OPERACIONES LOGISTICAS
ALMACENAMIENTO DE LOS OBJETOS
INSTRUCTOR
OSCAR ALBERTO CALDERON LOAIZA
TALLER NÚMERO 15
Presentado por:
GUSTAVO ADOLFO MINA HERNANDEZ Ref. 20130
ACTIVIDAD:
INVESTIGAR DE MANERA INDIVIDUAL LOS SIGUIENTES CONCEPTOS:
- ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor por parte de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la cantidad, el precio y fecha de entrega. El registro y el control de inventario es una gran preocupación para todas las empresas que hacen un gran volumen de compra y ventas de mercancías. Sin buenos registros, una empresa puede obtener muy rápidamente un desorden de papel, que tiene poco sentido. Las PO ayudan a mantener este problema bajo control y los niveles de inventario en los niveles eficientes. Hacer el seguimiento de las órdenes de pérdida o retraso puede ser difícil de conciliar sin la información adecuada.
- ORDEN DE DESPACHO
Es el formato de control de las ordenes de producción de una organización, discriminando cantidad, prioridad, cliente, tiempos y fechas de inicio de producción y entrega final. ¿Cuándo Sirve?, Constantemente, pues los procesos de producción empresarial permanentemente están en movimiento. ¿Por qué tenerla? Porque permite tener un registro de las órdenes de producción y facilita los procesos de archivo y seguimiento.
- DOCUMENTO CONTROL DE INGRESO A BODEGA
Es un formato que permite controlar el proceso de recepción de materiales, su transporte y estado óptimo de los mismos.
- DOCUMENTO CONTROL DE INGRESO A INVENTARIO
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventarios perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.
- DOCUMENTO FISICO TRADICIONAL REGISTRO INVENTARIO
No es más que un registro de manera organizada de la mercadería que se tiene en una bodega. Generalmente, para poder hacerlos hay que hacer un inventario de todo el contenido que tiene la bodega, y determinar la cantidad, un valor de medida, y el precio unitario, esta información pasaría a ser el inventario inicial con el que se parte. Luego se pueden clasificar los productos por sus características comunes, y se procede a llenar la tarjeta de Kardex, que se pueden encontrar en papelerías o en cualquier programa contable. En estos registros se hace una tarjeta por producto, en donde se registra el nombre del producto, el código del producto, la cantidad existente, unidad de medida, el valor unitario y el valor total, y de ahí en adelante se seguirá registrando en esta misma tarjetas todas las salidas y entradas del producto.
- REGISTRO INVENTARIO SISTEMATIZADO
Es un formato electrónico ideal para realizar el seguimiento de los movimientos de mercancía que tenga la bodega de su compañía, especificando el inventario máximo y el mínimo, junto con artículos y referencia.
¿Cuándo sirve?Cuando hay un ingreso o egreso de material de la bodega, se desea estandarizar el formato de la bodega de su compañía o se desea conocer más información al respecto.¿Porqué tenerla?Porque permite discriminar (por entradas, salidas y saldo), la cantidad de material que es movido desde o hacia la bodega, junto con el valor y la fecha del mismo. Adicionalmente, tiene un cuadro de observaciones, permitiéndole archivar eventualidades.
- PROGRAMACION TOMA FISICA DE INVENTARIOS
La programación en gran parte depende de los ciclos de recibo y salida de mercancía, este cronograma se debe decidir en el comité de Toma Física de Inventarios, El proceso de realización de este inventario físico constará de los siguientes pasos :
1. Levantamiento de datos descriptivos
Consistirá en la descripción de cada una de las unidades físicas (volúmenes) que componen las series y fondos. Comprenderá los siguientes datos básicos mínimos que se precisan para la organización y el control de series y fondos:
• Fechas extremas
Identifica las fechas extremas de la documentación contenida en la unidad de descripción: año, mes y día, las que son usadas como elemento de orden y como punto de acceso a la información las que se pondrán tan completas como se encuentren en el lomo.
• Nombre del productor
Identifica al organismo responsable de la producción de los documentos contenidos en la unidad de descripción.
• Título asignado
Incluye la tipología documental, nombre del o los emisores de los documentos, en los casos apropiados frase que refleje la función, actividad, materia o asunto.
• Resumen de contenido
Para los efectos de este inventario físico se utilizará este elemento para identificar las series, establecer su secuencia numérica, de manera de permitir su ordenación y la organización del fondo. Con este fin, se consignará el nombre del tipo documental y / o serie y los números del primer y último documento si la homogeneidad y orden del volumen lo permite. En este elemento se hará constar también si los documentos corresponden a enviados o recibidos y se registrará si contienen antecedentes cuando corresponda.
• Notas
A través de este elemento se proporciona información adicional importante que no haya sido posible incluir en los otros. En particular se dejará constancia si los documentos son copias.
Código de referencia
Identifica a la unidad de descripción dentro del fondo y del archivo. Tiene por finalidad constituir un nexo de unión entre los documentos y la descripción que lo representa. Incluye la Norma ISO 3166 "Códigos para la representación de nombres de países, seguido por el código del archivo, del fondo y el número de volumen, de acuerdo a la normalización local.
2. Organización del fondo y ordenación de las series
Realizada la descripción y puestos los datos de cada unidad descriptiva en fichas de trabajo se procederá, a través de éstas, a la identificación y constitución de las series y a establecer las secuencias al interior de cada una de ellas. Hecha la organización, se procederá a asignarle el código de referencia a cada uno de los volúmenes. La organización de los fondos se hará a través de las hojas de trabajo, que contienen la información descriptiva de cada una de las unidades físicas. La ordenación física de los volúmenes en estantería, no constituye una tarea incorporada a este programa.
3. Ingreso a base de datos
Se ha definido una estructura de base de datos para el control físico de cada fondo documental. La información obtenida en el proceso de descripción de cada unidad física será incorporada a través de la "Hoja de Trabajo para el ingreso de Datos", que es la interfase que permite ingresar nuevos registros a la base de datos creada o su modificación.
4. Pegado de marbetes
Para terminar el proceso, una vez ingresados los registros a la base de datos, se procederá a pegar el marbete con el código de referencia a cada volumen y, con ello, a darles identidad al interior del fondo y del archivo.
- PERSONAL QUE INTERVIENE EN TOMA FISICA DE INVENTARIO
La gerencia deberá efectuar la planeación , coordinación, y desarrollo de los programas de inventarios, designará al supervisor general del inventario y este a su vez citara a la totalidad del personal de bodega debidamente capacitado y con el pleno conocimiento del manual y la mecánica con el procedimiento para levantar el inventario físico.
- METODOS PARA LA EJECUCION DE LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS
El método para la ejecución del inventario lo determina la forma de almacenamiento que se haya elegido previamente, a continuación describimos algunos liniamientos que se deben seguir:
1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacía adelante.
2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.
3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.
4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada.
7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.
8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.
9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10.
10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.
No hay comentarios:
Publicar un comentario